انسخ الهيكل لا النص حرفياً
احتفظ بالعناوين والمنطق، ثم عدّل العبارات حتى تناسب غرض الصندوق وأعضاءه وحساسية بياناته.
ابدأ من النموذج الأقرب للحاجة، ثم احذف البنود غير المناسبة.نماذج جاهزة
نماذج تساعد الصندوق على الاتفاق، لا تتكلم نيابة عنه
هذه النماذج إطارات تشغيلية قابلة للتكييف قبل اعتمادها داخل الصندوق. استخدمها لصياغة قواعد الصرف والاستحقاقات والقرارات والخصوصية، ثم عدّلها حسب غرض الصندوق وأدواره ولا تعرضها كأنها صادرة من المنصة.
طريقة الاستخدام
قبل أن تعتمد أي نموذج
النموذج الجيد لا يحل محل قرار الصندوق. قيمته أنه يجعل القرار قابلاً للفهم والمراجعة والتوثيق داخل النظام.
اعتمد النموذج داخل الصندوق
لا يصبح النموذج قاعدة ملزمة بمجرد وجوده في صفحة الموارد. يجب أن يعتمد حسب آلية القرار المتفق عليها.
حوّل النص النهائي إلى قرار أو مرفق داخل سجل الصندوق.اربطه بإجراء داخل المنصة
سياسة الصرف ترتبط بطلب صرف، ولائحة الاستحقاقات ترتبط بالاستحقاق أو المحفظة، ومحضر القرار يرتبط بالسجل.
لا تترك النموذج في محادثة منفصلة عن الإجراء.لا تنسبه إلى المنصة
الصندوق هو من يقرر ويعتمد ويعدّل، أما المنصة فتوفّر إطاراً تعليمياً وأدوات توثيق وتشغيل.
اكتب اسم الصندوق ومسؤوليته بوضوح في النص النهائي.النماذج
أربعة نماذج أساسية لكل صندوق يبدأ التشغيل
هذه الصيغ مختصرة ومقصودة. لا تحتاج الصفحة الرئيسية إلى تفاصيل قانونية طويلة، لكن هذه الصفحة تمنح الكاتب والمصمم والمطور أساساً عملياً لما يجب أن يظهر في الموارد.
01
نموذج سياسة طلبات الصرف
يستخدم لتحديد متى يقبل طلب الصرف، وما المرفقات المطلوبة، ومن يراجعه ويعتمده، وكيف يظهر أثره في السجل.
- الغرض: يحق طلب الصرف فقط للأغراض المرتبطة بغرض الصندوق أو المحفظة المحددة.
- البيانات المطلوبة: سبب الطلب، المبلغ، المحفظة أو المسار، المرفقات، والجهة أو المستفيد إن وجد.
- المراجعة: يراجع أمين الصندوق أو اللجنة اكتمال البيانات قبل رفع الطلب للاعتماد.
- الاعتماد: يعتمد الطلب حسب الصلاحيات أو التصويت المحدد في قواعد الصندوق.
- الرفض أو التصحيح: يوثق سبب الرفض أو طلب التصحيح ولا يلغى أثر الطلب من السجل.
02
نموذج لائحة الاشتراكات والاستحقاقات
يساعد الصندوق على شرح سبب الاستحقاق، تكراره، الجهة المسؤولة عن المراجعة، وطريقة التصحيح دون إظهار المنصة كجهة تحصيل.
- التعريف: الاستحقاق التزام تشغيلي يقرره الصندوق على أعضائه حسب الغرض المتفق عليه.
- الأنواع: استحقاق دوري، استحقاق خدمة مشتركة، استحقاق حملة مؤقتة، أو استحقاق تصحيحي.
- الفصل المالي: يربط كل استحقاق بمحفظة أو مسار مخصص ولا يخلط مع أغراض أخرى.
- المراجعة: تحدد الإدارة من يراجع إثبات السداد أو التصحيح ومن يملك الاعتماد.
- التنبيه: لا تعني المحفظة داخل المنصة حساباً بنكياً أو محفظة دفع.
03
نموذج محضر قرار أو تصويت
يوثق القرار قبل وبعد التصويت أو الاعتماد حتى لا تبقى القرارات في محادثات منفصلة عن سجل الصندوق.
- موضوع القرار: اكتب القرار بجملة واضحة وما المشكلة أو الطلب الذي يعالجه.
- النطاق: حدد هل القرار يخص الصندوق كله، محفظة معينة، حملة، أو خدمة مشتركة.
- أصحاب الصلاحية: اذكر من يحق له المشاركة أو التصويت أو الاعتماد.
- النتيجة: سجل الموافقة أو الرفض أو التأجيل مع تاريخ القرار.
- الأثر: اكتب ما الذي سيتغير بعد القرار ومن المسؤول عن التنفيذ.
04
نموذج تنبيه خصوصية للصفحة المستضافة
يوضع في صفحة الصندوق المستضافة عند الحاجة لتوضيح أن الصفحة تعريفية وأن إدارة الصندوق مسؤولة عن محتواها وقراراتها.
- هذه الصفحة تعرض تعريفاً عاماً بالصندوق ولا تعرض بيانات أعضاء أو أرصدة أو مستندات خاصة.
- إدارة الصندوق المستضاف مسؤولة عن صحة المحتوى المنشور وعن قرارات العضوية والاستحقاقات والصرف.
- الصندوق المجتمعي يوفر أدوات تشغيل وتوثيق، ولا يعمل كبنك أو محفظة دفع أو جهة تحصيل.
- أي طلب انضمام أو تواصل يخضع لقواعد الصندوق المستضاف، وليس قراراً صادراً من المنصة.
- يمكن تعديل النص حسب طبيعة الصندوق، بشرط عدم كشف بيانات خاصة أو الإيحاء بصفة غير موجودة.
قائمة التكييف
أسئلة سريعة قبل اعتماد النموذج
استخدم هذه الأسئلة كمرحلة مراجعة قبل تحويل النموذج إلى قرار أو مرفق داخل الصندوق.
01
ملاءمة النموذج
تأكد أن النموذج يخدم غرض الصندوق ولا يضيف التزامات غير مقصودة.
هل حذفنا البنود التي لا تنطبق على هذا الصندوق؟
النموذج العام قد يحتوي بنوداً مفيدة لصناديق أخرى. احذف ما لا تحتاجه حتى لا يصبح التزاماً غامضاً.
هل استخدمنا اسم الصندوق ومسؤوليه بدلاً من اسم المنصة؟
اكتب مسؤولية الصندوق بوضوح، ولا تجعل النص يبدو كقرار من الصندوق المجتمعي.
02
الاعتماد والحوكمة
تأكد أن النموذج أصبح قراراً موثقاً، لا ملفاً خارجياً بلا أثر.
هل عُرض النموذج على أصحاب الصلاحية؟
قبل اعتماده، حدّد من يراجع ومن يصوت أو يعتمد حسب قواعد الصندوق.
هل يوجد تاريخ اعتماد ومسؤول تنفيذ؟
أي سياسة أو محضر يحتاج تاريخاً واضحاً ومنفذاً مسؤولاً حتى يمكن مراجعته لاحقاً.
03
الفصل عن المنصة
تأكد أن النموذج لا يخلط بين الموارد العامة وإدارة الصندوق المستضاف.
هل يوضح النص أن المنصة أداة تشغيل وتوثيق فقط؟
هذا مهم خصوصاً في نماذج الصرف والاستحقاقات والصفحة المستضافة.
هل تجنبنا عبارات البنك أو التبرع العام؟
لا تستخدم عبارات مثل إيداع لدى المنصة، محفظة دفع، حملة تبرع عامة، أو اعتماد من المنصة.
04
الخصوصية والظهور
تأكد أن النموذج لا يدفع لنشر معلومات يجب أن تبقى داخل النظام.
هل يخلو النص العام من أسماء الأعضاء والأرصدة والمرفقات الخاصة؟
هذه البيانات تبقى داخل الصندوق وحسب الصلاحيات، ولا تنشر في الموارد أو الصفحة العامة.
هل يعرف الزائر الجهة المسؤولة عن محتوى الصفحة؟
اكتب أن إدارة الصندوق المستضاف هي المسؤولة عن المحتوى والقرارات.
حدود النماذج
هذه نماذج تشغيلية، وليست اعتماداً قانونياً من المنصة
استخدمها كمسودات تساعد على التنظيم، ثم عدّلها واعتمدها حسب واقع الصندوق ومتطلباته.
ليست لائحة إلزامية موحدة
كل صندوق يملك غرضاً وأعضاء وصلاحيات مختلفة، لذلك يجب تكييف النص قبل اعتماده.
ليست استشارة قانونية أو مالية
النماذج تساعد على الصياغة التشغيلية ولا تستبدل مراجعة مختصة عند الحاجة.
لا تجعل المنصة طرفاً في القرار
اعتماد النموذج وتنفيذه ومسؤوليته تبقى لدى الصندوق المستضاف وإدارته.
لا تستبدل السجل داخل النظام
يجب ربط السياسة أو المحضر بالإجراء المناسب داخل المنصة حتى يبقى الأثر محفوظاً.
ابدأ من الدليل